In het algemeen geven vrijwilligers hun tijd en talent puur taakgericht: ze zijn aanwezig, nemen deel, doen de toegewezen taken en gaan weer naar huis. Deze alleen-op-taken gebaseerde benadering mist het raamwerk dat helpt om te begrijpen wat ze ervaren tijdens een activiteit. Je geeft zin aan de ervaring door te vertellen waarom het belangrijk is dat ze meedoen. Hun activiteit krijgt zo betekenis en kan tot verandering van houding en gedrag leiden.

Vrijwilligersbegeleider

De begeleiding - van een (getrainde) vrijwilligersbegeleider - voegt een dimensie toe aan de vrijwilligerservaring: betekenis en zingeving. De check in, begeleiding en kritische reflectie staan centraal in de ervaring. De vrijwilligersbegeleider heeft de vaardigheden en ervaring om activiteiten te begeleiden op een manier die vrijwilligers helpt:

• Van een taakgerichte naar een verdiepende ervaring: verbinden van een activiteit aan de doelgroep of missie waarvoor je je inzet. Betrek de doelgroep of laat ze - als dat mogelijk is - hun verhaal vertellen (storytelling). Dan wordt het duidelijk voor wie en waarom je het verschil maakt
• Organiseert passende taken en verantwoordelijkheden zodanig dat ze aansluiten bij de fase van de vrijwilliger (toerist, reiziger, gids, zie Stap 3) en hun niveau van ervaring en bekwaamheid
• Denkt na met hen over de doelgroep en het maatschappelijk vraagstuk, waarvoor ze aan de slag zijn gegaan. In het bijzonder over hun rol daarin.

Briefing, check-in, begeleiding en nabespreking

Soms zorgt vrijwilligerswerk voor een gevoel van onzekerheid, waardoor sommige medewerkers met een vervelend gevoel terugkijken. Mensen kunnen het ook lastig vinden, omdat ze niet veel wisten over een maatschappelijk probleem of ze vonden de activiteit niet uitdagend. Zo gaan ze met een verkeerd beeld naar huis of hebben vragen waar ze geen antwoord op hebben gekregen.

Dit is eenvoudig op te lossen door een goede briefing, check-in, begeleiding en nabespreking. Deze opzet zorgt voor een veilige ruimte voor vrijwilligers om nieuwe perspectieven over zichzelf, de doelgroep of het maatschappelijke thema te leren kennen en erover na te denken.

Briefing

Plan ongeveer een week van tevoren een korte digitale (lunch)bijeenkomst om je collega's voor te bereiden op de samenwerking en het belang van hun bijdrage en aanwezigheid. Neem het programma en draaiboek door en zorg dat alle deelnemers dit een week van tevoren ontvangen.

Checking

Doorbreekt de mythe van de helper. De vrijwilligersbegeleider -meestal in samenwerking met de non-profitpartner-, schetst een beeld van degene voor /met wie je aan de slag gaat en vertelt het verhaal achter de activiteit, de reden waarom we hier zijn. De briefing is een eyeopener waarmee de begeleider schetst dat vrijwillige inzet een manier is om met tijd en talent bij te dragen aan onze samenleving. Maar daar eindigt het niet. Het is namelijk ook een kans om te zien hoe we beter kunnen samenwerken, contact kunnen maken met anderen en om inzicht te vergroten over onze overtuigingen en vooroordelen.

Begeleiding

Hierbij leert de begeleider de behoeften van vrijwilligers kennen en wijst taken en verantwoordelijkheden toe in overeenstemming met hun fase in de vrijwilligersreis. Als een vrijwilliger bijvoorbeeld vrij nieuw is in het vrijwilligerswerk (de toerist), biedt de begeleider support door de vrijwilliger duidelijke, gemakkelijke taken en wat minder verantwoordelijkheid te geven. Een meer volwassen vrijwilliger (de reiziger) kan complexere taken toegewezen krijgen en kan worden gevraagd om toezicht te houden op andere vrijwilligers. Begeleiders zijn getraind om gedrag te herkennen en de juiste vragen te stellen om vrijwilligers een inspirerende ervaring te bieden, die aansluit op de fase van hun vrijwilligersreis.

Nabespreking

Dit onderdeel is van belang aan het einde van een activiteit of bij bepaalde mijlpalen gedurende een langlopende samenwerking. Het geeft vrijwilligers de kans om hun verhaal te vertellen en om na te denken. De begeleider brengt de groep bij elkaar om hun gedachten over de ervaring te delen. Dit gaat niet over logistiek of organisatie, maar over de gevoelens van vrijwilligers. De twee belangrijkste vragen: "Wat heb je ervaren?" en "Was het wat je had verwacht?" .