Wat kunnen gemeenten al doen?

Gemeenten kunnen heel veel doen om regeldruk weg te nemen. Meestal ontstaan er allerlei regels omdat er ooit ergens iets gebeurd is én omdat de gemeente bang is dat er iets fout gaat. Door meer naast haar inwoners te gaan staan, ontstaat er vanzelf meer inzicht en vertrouwen.

Inhoudsopgave

Vergunningen
Verantwoording subsidie
Aanbesteden
Rechtspersoon
E-Herkenning
Hulp bij regeldruk
Maatschappelijk vastgoed
Capaciteit vrijmaken
Wat zeggen onderzoekers? 8 Tips!

Vergunningen

Het krijgen van een vergunning is vaak een hoop werk en met een beetje gezond verstand en welwillendheid kan het veel makkelijker, ook voor gemeenten zelf!

Zeven adviezen:

Lever maatwerk.
Help organisaties.
Vraag niet elke keer dezelfde gegevens.
Haal overbodige bepalingen en vragen uit de vergunningaanvraag.
Maak dingen niet groter dan ze zijn.
Beperk de leges of maak vergunningen gratis. Vrijwilligersorganisaties doen het voor de gemeenschap!
Overleg bij evenementen over meerdere gemeenten met die andere gemeenten en laat niet de vrijwilligers iedereen bij elkaar zien te krijgen.

Verantwoording subsidie

Wat heb je nodig om te weten dat geld goed en met de goede intentie is besteed?

Vier adviezen:

Zien is geloven. Ga kijken of het geld goed besteed is. Dat is ook goed voor de relatie.
Geen tijd? Vraag lokale media verslag te doen. Of stuur zelf een journalist.
Vraag vrijwilligersorganisaties om een foto- en/of videoverslag.
Gaat het om bedragen onder de € 5.000,- (bijvoorbeeld). Laat dan het bonnetjescircus achterwege en vraag pas naar bonnetjes als je misbruik vermoedt.

Aanbesteden, passend financieren

Vrijwilligerswerk is heel waardevol, maar niet gratis. De financiering van vrijwilligerswerk is op verschillende manieren op rechtmatige wijze te organiseren. En ook op zodanige wijze dat vrijwilligers, overheden en de gemeenschap daar veel meer baat bij hebben dan nu het
geval is.

Actie alle overheden

Lees het Pamflet Passend Financieren van vrijwilligersorganisaties door overheden en;
Stop met aanbesteden. Vrijwilligersorganisaties zijn geen marktorganisaties en vrijwilligers geen werknemers. Het verlies van vrijwillige energie bij aanbesteding is enorm. In hoofdstuk vier van het Pamflet staat hoe u aanbesteden kunt vermijden.

Rechtspersoon nodig of niet?

Veel gemeenten maken geen geld over aan vrijwilligersinitiatieven zonder rechtspersoonlijkheid, maar het oprichten en zijn van een vereniging, stichting of coöperatie kost geld. Vaak ook een aanzienlijk deel van of zelfs meer geld dan de kosten van de activiteiten.

Twee adviezen:

Stel geen rechtspersoon verplicht voor bedragen onder € 20.000,- maar overleg met de vrijwilligers wat voor hen goed is.
Natuurlijk wil je dat voor dat geld ook echt iets goeds gebeurt. Overleg daarom met de vrijwilligers over de haalbaarheid en kijk wat je kunt doen om te ondersteunen. Dat kan vaak al heel eenvoudig.

E-herkenning

Actie alle overheden

Soms is E-herkenning nodig vanwege overheidssystemen. Als dit echt het geval is (en vaak is dat niet zo), vergoed dan voor minder draagkrachtige organisatie de kosten of bied een gratis alternatief dat ook klantvriendelijk is. Overweeg echter sterk om E-herkenning niet te gebruiken.

Hulp bij (nu nog) onvermijdelijke regeldruk

Veel wet- en regelgeving is complex. Help als gemeente met het voldoen aan wet- en regelgeving. Doe dit niet in de vorm van trainingen, maar liefst in één op één begeleiding.

Veel verenigingen hebben kennis in huis, al dan niet bij betaalde mensen. Verbind deze organisaties en maak het delen van kennis en het elkaar helpen (financieel) mogelijk.

Maak maatschappelijk vastgoed mogelijk

Gemeenten durven het vaak niet aan om maatschappelijk vastgoed te verkopen of te verhuren aan vrijwilligersinitiatieven. De wet biedt echter goede mogelijkheden om dit wél te doen.

Twee adviezen:

Lees deze presentatie.
Bekijk onderstaand college van Tim Robbe, adviseur, advocaat en onderzoeker én expert sociaal domein en specialist inkoop, aanbesteden en subsidie bij Victor Advocaten.

Maak tijd en capaciteit vrij

Het verminderen van regeldruk voor vrijwilligersorganisaties vraagt een inspanningen van overheidsmedewerkers om uit te vinden hoe er zo snel mogelijk iets kan veranderen. Maak mensen vrij om uit zoeken wat kan, maar stel niet uit.

Wat zeggen onderzoekers? 8 Tips!

Onderzoekers Gregor Walz en Auke Witkamp van Verwonderzoek hebben een aantal tips voor gemeenten geformuleerd:

Durf te volgen. Laat organisaties bijvoorbeeld zelf kiezen hoe ze hun subsidies willen verantwoorden.
Leg niet teveel nieuwe regels op. Ook niet als je denkt dat het goede regels zijn.
Nodig vrijwilligersorganisaties niet alleen uit voor overleg, maar ga bij ze langs. Beter nog: ga een dagje of een weekje meehelpen.
Waardering voor vrijwilligerswerk is belangrijk. Maar waardering uit je niet met jaarlijkse etentjes of presentjes. Waardering uit je door te luisteren, rekening te houden met vrijwilligers(organisaties) en door goed met ze samen te werken. Waarderen is geen prestatie die geleverd moet worden, maar een houding.
Werk aan een coherente overheid. Een goed vrijwilligerswerkbeleid is mooi en belangrijk, maar vrijwilligersorganisaties zullen waarschijnlijk vooral te maken krijgen met andere onderdelen van de gemeente. Ook daar moet men de juiste houding aannemen: vrijwilligerswerk is niet alleen middel, maar ook een doel.
Ondersteun en faciliteer netwerken van vrijwilligersorganisaties. Een belangrijke rol voor de gemeente daarbij is het zorgdragen voor continuïteit.
Wees zuinig op alle vrijwilligers, en met name op de bestuurders. Vraag niet teveel van ze.
Stel de vraag: onder welke randvoorwaarden kunnen vrijwilligers hun werk goed doen? En stel je vervolgens dienend op. Kleine accenten zijn genoeg. Luisteren is belangrijk.