Wettelijke kaders
Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, letten op de volgende zaken:
- Bestuurlijke aansprakelijkheid: Bestuurders kunnen persoonlijk aansprakelijk zijn bij wanbestuur. Elke bestuurder draagt verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken. De individuele bestuurder is niet aansprakelijk als hem of haar geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en hij of zij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden. Het is behulpzaam om taakbeschrijvingen te maken, zodat duidelijk is welke taken en verantwoordelijkheden zijn toebedeeld. Basis voor de beschrijving van werkzaamheden en verantwoordelijkheden is te vinden in de statuten.
- Verantwoordelijkheid en taakvervulling: Het bestuur handelt in het belang van de organisatie en haar doelstellingen. Dit is mede vastgelegd in de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen. Het handelen in strijd met de statuten of inzet voor oneigenlijk gebruik van middelen is een voorbeeld van geen goed bestuur.
- Registratie en regelgeving: Correcte inschrijving bij de Kamer van Koophandel en naleving van statuten zijn essentieel. Lees hier meer over de Kamer van Koophandel en de verplichting om de vereniging of stichting in te schrijven.
Handvaten voor goed bestuur
Uiteraard is iedere stichting of vereniging anders. Tegelijkertijd zijn er gemeenschappelijke aandachtspunten als het gaat om het besturen van dergelijke organisaties.
Kennis
- Af en toe de statuten doorlezen houd je scherp. De statuten is het wetboek van je organisatie.
- Zijn er reglementen of andere beleidsstukken? Weet wat erin staat.
- Weet dat belangenverstrengeling niet is toegestaan.
Leg verantwoording af
- Weet (onder andere vanuit de statuten) welke verantwoordingsverplichtingen er gelden. Of, vanuit subsidies: lees de voorwaarden erop na, welke verantwoording wordt gevraagd.
- Maak eventueel een onderscheid naar interne en externe verantwoording. Transparantie is een groot goed, zeker als het om maatschappelijk geld gaat.
- Notuleer besluiten (zeker belangrijke besluiten) zorgvuldig. Als je sterk tegen bepaalde plannen of uitgaven bent of, als je er een slecht gevoel bij krijgt, laat je tegenstem of bezwaar ook opnemen in de notulen.
Kijk vooruit
- Is er een meerjarenplan, beleidsplan of werkplan? Is zo'n plan ook voorzien van financiële dekking?
- Is de communicatie richting leden, donateurs en andere belanghebbenden voldoende?
En ten slotte, vorm een goed team als bestuur
- Een bestuurslid wordt op de voorgeschreven wijze benoemd.
- Een bestuurslid weet wat er van haar of hem wordt verwacht.
- Een goed bestuur is divers en heeft indien mogelijk meerdere disciplines onder haar leden. Of, weet tijdig experts te betrekken in voorkomende gevallen.
- Een bestuur heeft meestal de volgende verdeling:
- De voorzitter leidt vergaderingen en bewaakt strategie.
- Een secretaris zorgt voor documentatie en communicatie.
- Een penningmeester beheert financiën en begrotingen.
Suggesties voor taakbeschrijvingen voor voorzitter, secretaris en penningmeester vind je onder de tekst. Je kunt de teksten gebruiken en naar eigen inzicht aanpassen naar hoe jullie het met elkaar geregeld willen hebben.
Raad van toezicht
Een raad van toezicht is alleen voorgeschreven als het in de statuten is vermeld. Een raad van toezicht houdt toezicht op het reilen en zeilen van de organisatie in algemene zin, is werkgever van het bestuur en ook klankbord.
Conclusie
Goed bestuur draagt bij aan stabiliteit, effectiviteit en geloofwaardigheid van een vrijwilligersorganisatie.