In dit artikel bespreken we de belangrijkste verplichtingen: administratieplicht, financiële verantwoording, jaarverslag, begroting, accountantscontrole en de rol van de kascommissie.
1. Administratieplicht
Elke stichting en vereniging is wettelijk verplicht een administratie bij te houden waarin alle financiële transacties nauwkeurig worden vastgelegd. Dit vormt de basis voor de jaarrekening en biedt inzicht in de rechten en verplichtingen van de organisatie. Daarnaast geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar voor de financiële administratie.
2. Financiële verantwoording
Het bestuur moet jaarlijks verantwoording afleggen over het financiële beleid. Dit kan intern aan de algemene ledenvergadering of extern aan belanghebbenden, afhankelijk van de organisatiegrootte en -doelstelling. Een financiële verantwoording bestaat minimaal uit:
- Een balans
- Een staat van baten en lasten
- Soms een bestuursverslag en een begroting (afhankelijk van de statuten)
De financiële verantwoording moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar worden opgesteld en gepresenteerd. Alle bestuurders moeten deze ondertekenen; ontbreekt een handtekening, dan moet een verklaring worden gegeven.
3. Jaarverslag
Het jaarverslag biedt een overzicht van het gevoerde beleid en de activiteiten van het afgelopen boekjaar. In sommige gevallen is het opstellen van een jaarverslag verplicht, afhankelijk van de statuten en de grootte van de organisatie. Dit verslag kan schriftelijk of mondeling worden uitgebracht.
4. Begroting
Sommige verenigingen en stichtingen zijn verplicht een begroting op te stellen en deze voor te leggen aan de leden. Ook als dit geen verplichting is, is het verstandig om een begroting op te stellen. Hierin worden de verwachte inkomsten en uitgaven voor het komende jaar opgenomen. Een begroting helpt bij:
- Het plannen van activiteiten
- Het bewaken van de financiële gezondheid
- Het afstemmen van financiële doelstellingen met het beleidsplan
5. Accountantscontrole
Grote stichtingen en verenigingen zijn verplicht hun jaarrekening te laten controleren door een accountant. Dit geldt voor organisaties die onder Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek vallen (bijvoorbeeld met een omzet in de miljoenen of meer dan 50 medewerkers). De accountant beoordeelt of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële situatie en verstrekt na controle een accountantsverklaring.
6. De rol van de kascommissie
Voor verenigingen is een kascommissie wettelijk verplicht, tenzij de organisatie een accountant inschakelt. De kascommissie:
- Bestaat uit minimaal twee personen (geen bestuursleden)
- Controleert de financiële gegevens op juistheid
- Brengt verslag uit aan het bestuur en de ledenvergadering
Voor stichtingen is een kascommissie niet verplicht, maar kan deze wel nuttig zijn voor extra controle en transparantie.
7. Publicatie van financiële gegevens
Voor ANBI-instellingen geldt een extra verplichting: zij moeten bepaalde financiële gegevens publiceren op hun website, waaronder de balans, staat van baten en lasten, en een toelichting op de financiële verantwoording. Kijk hier voor meer informatie over ANBI.
Samenvatting
Als vereniging of stichting ben je verplicht een administratie bij te houden en deze minimaal zeven jaar te bewaren. Elk jaar moet er een financiële verantwoording worden opgesteld en gecontroleerd, waarbij afhankelijk van de statuten en regelgeving een accountant of kascommissie betrokken is. Transparantie in financiële zaken draagt bij aan vertrouwen binnen en buiten de organisatie. Vergeet niet vastgestelde stukken op de website te publiceren als je een ANBI-status hebt.