Wanneer vragen maatschappelijke organisaties er geld voor en waarom doen ze dat? Welke tegenprestaties leveren ze aan bedrijven? Hoe ga je om met aanvragen van bedrijven? En wanneer en hoe voer je het 'ongemakkelijke gesprek' over de waarde en kosten van medewerkersvrijwilligerswerk?
Deze vragen stonden centraal tijdens de kennisboostsessie over de echte kosten van medewerkersvrijwilligerswerk en samenwerking met bedrijven waarin we Polle Janssens, directeur-bestuurder bij Resto VanHarte uitgebreid over dit onderwerp spraken. Hierin aangevuld met waardevolle praktijkervaringen van andere deelnemers uit deze sessie.
Leuke teamdag
Maatschappelijke organisaties herkennen de situatie dat een bedrijf aanklopt met het aanbod hun medewerkers een dag mee te laten helpen. Dat klinkt als een mooi aanbod, maar het kost je tijd, geld en je moet collega’s vrijmaken voor de organisatie en begeleiding. Wanneer je naar het beschikbare budget vraagt, wordt er verbaasd gereageerd.
Cheque-moment
Polle Janssens bevestigt dit: “Veel bedrijven willen een leuke teamdag, en die organiseren wij natuurlijk graag.” Hij adviseert dan ook om in het eerste gesprek al een cheque-moment ter sprake te brengen en uit te leggen dat het organiseren van een maatschappelijke bedrijfsactiviteit echt maatwerk is en dus ook geld kost. Haakt het bedrijf af, dan ontbreekt de intrinsieke motivatie. Polle: “Wij van Resto VanHarte komen iets brengen en zij helpen ons met dat brengen.” “Een Resto-avond gaat sowieso door, ook zonder extra vrijwilligers.”
Door vanaf het eerste gesprek duidelijk te zijn over de kosten en verwachtingen, ontstaat sneller inzicht in welke bedrijven echt betrokken willen zijn. Het uiteindelijke doel is om bedrijven niet alleen als deelnemer, maar ook als ambassadeur aan de organisatie te binden. Een teamdag kan natuurlijk een mooie eerste stap zijn.
Polle gaat het liefst een jaarovereenkomst met een vast bedrag aan met een zakelijke partner. In die overeenkomst staat dan ook onder andere hoeveel vrijwilligersdiensten het bedrijf zal en kan gaan invullen. Aan het eind van het jaar wordt er geëvalueerd. Hij erkent dat de beginfase van de samenwerking best lastig is. Het kost vaak meer dan dat het oplevert. Dat heeft Polle ervoor over, omdat hij wil toewerken naar het ambassadeurschap.
Ambassadeurschap
De uitdaging van het verminderen van eenzaamheid, waar Resto VanHarte voor staat, is simpelweg te groot om alleen aan te pakken. Door samen te werken met bedrijven krijgen ze extra handen en budget, wat bijdraagt aan een sluitende begroting op de diverse locaties. Daarnaast zorgt de samenwerking voor kennisuitwisseling waar beide partijen van profiteren.
Bovendien levert de samenwerking extra publiciteit op, wat weer bijdraagt aan de instroom van nieuwe bedrijven die interesse hebben in een partnerschap.
De prijs
En hoe bepaal je als maatschappelijke organisatie dan een reële prijs? Welk bedrag moet, kan of wil je vragen. Er worden verschillende bedragen genoemd door de deelnemers. Een deelnemer van een grote zorginstelling geeft aan dat het gebruikelijk is dat bedrijven tussen de 70 en 150 euro per medewerker betalen. Polle: “Wij vragen 100 euro per vrijwilliger. De deelnemers helpen mee met koken, dekken, uitserveren en gaan tussen de gasten zitten. Wij vragen daarnaast of ze het leuk vinden om iets extra’s toe doen, zoals het organiseren van een quiz. Dat slaat vaak aan, want het wordt dan ook een beetje hun avond”.
De aanpak
Praten over geld terwijl je voor de impact gaat, voelt voor veel maatschappelijke organisaties als een spannende stap. Hoe start je het gesprek? Bij Resto VanHarte is medewerkersvrijwilligerswerk onderdeel van de zakelijke fondsenwerving. Collega’s kijken per gesprek wat ze kunnen aanbieden aan bedrijven.
Wendy Kattouw van Cordaan werkt met een keuzemenu voor medewerkersvrijwilligerswerk. Bedrijven zien in een oogopslag wat de inzet en kosten per activiteit zijn. Uit haar ervaring blijkt dat er vaak iets tussen staat waar bedrijven enthousiast van worden.
Wij doen iets wat zij niet kunnen
Je levert als maatschappelijke organisatie waarde, bijvoorbeeld in de vorm van een teamevent, en daar mag je dus ook iets voor terugvragen. Het is belangrijk om hierbij een zakelijke houding aan te nemen en te durven vragen om een financiële bijdrage. Verwachtingsmanagement speelt daarbij een grote rol: maak vanaf het eerste gesprek duidelijk dat er mogelijk kosten verbonden zijn, zoals uitvoeringskosten of catering. Daarnaast is een proactieve houding essentieel. Inventariseer vooraf wat je nodig hebt en wat je wilt vragen aan een bedrijf. Polle zegt ook: “Vergeet niet dat je iets doet wat zij niet kunnen. Door deze aanpak werk je toe naar een gelijkwaardige samenwerking en professionaliseer je de relatie met bedrijven. Dat kunnen wij als branchegenoten samen nog sterker op de kaart zetten.”
Aan de slag
Wil je aan de slag en ben je op zoek naar informatie of praktische handvatten? Of ben je al langer bezig en wil je de volgende stap zetten in je professionalisering? Bekijk dan de onderstaande links met tools, artikelen en onderzoeken.