Analyseren van de situatie
Door de huidige situatie in kaart te brengen, krijg je inzicht in wat binnen jullie vrijwilligersorganisatie goed gaat en waar nog aandacht nodig is. Deze stap helpt om bewust te kijken naar mogelijke risico’s, verbeterpunten te benoemen en samen te bepalen waar jullie als organisatie als eerste mee aan de slag willen.
Dit doe je door onder andere een projectgroep samen te stellen die meedenkt, verbeterpunten te verzamelen en prioriteiten aan te brengen.
Stel een projectgroep samen
Het in kaart brengen van de huidige situatie begint met het betrekken van de juiste mensen. Stel een projectgroep samen die samen kijkt naar sociale veiligheid binnen jullie organisatie.
Denk bij het samenstellen van de projectgroep aan:
- het betrekken van verschillende perspectieven binnen de organisatie, zoals vrijwilligers, begeleiders, coördinatoren, deelnemers of andere betrokkenen
- een werkbare groepsgrootte (bij voorkeur 5 tot 8 personen)
- de vertrouwenscontactpersoon, als die er is. Deze kan deelnemen aan of, indien passend, de projectgroep begeleiden
- het eventueel betrekken van externe deskundigheid, bijvoorbeeld via een koepelorganisatie, samenwerkingspartner of externe adviseur
Let op:ook als een projectgroep het voorbereidende werk doet, blijft het bestuur of de eindverantwoordelijke binnen de organisatie verantwoordelijk voor sociale veiligheid. Zorg dus dat er een bestuurslid in het projectteamgroep deelneemt, of dat jullie duidelijke afsprakenover de betrokkenheid van de eindverantwoordelijke maken.
Breng de verbeterpunten in kaart
Organiseer een bijeenkomst met de projectgroep. Laat alle leden van de projectgroep vooraf de checklist grensoverschrijdend gedrag invullen. Voor iedereen geldt: neem de uitkomst van de checklist mee naar de bijeenkomst en bespreek:
- waar jullie overeenkomsten zien
- waar verschillen zitten in beleving of inschatting
- welke situaties mogelijk aandacht vragen
Door deze verschillen en overeenkomsten te bespreken, ontstaat een gezamenlijk beeld van de belangrijkste verbeterpunten binnen jullie organisatie. Formuleer vervolgens de grootste prioriteiten en ga hierover verder in gesprek.
Benoem de prioriteiten
Niet alles kan tegelijk. Daarom is het belangrijk om samen te bepalen welke verbeterpunten als eerste aandacht krijgen en welke later kunnen volgen.
Je kunt dit bijvoorbeeld doen door:
- verbeterpunten te ordenen op urgentie en impact
- een rangorde aan te brengen
- of te werken met een eenvoudige prioriteitenmatrix
Het doel van deze stap is niet om alles al uit te werken, maar om focus aan te brengen: waar beginnen we?
Er zijn verschillende werkvormen beschikbaar die helpen bij het stellen van prioriteiten, zoals beschreven in het document Twee manieren om prioriteiten te stellen.
Door naar stap 3