Stap 3 Afspreken

Gedragscode

Om duidelijk te maken welk gedrag jullie binnen de organisatie wel en niet acceptabel vinden, zijn gedragsregels of een gedragscode belangrijk. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en wat er van hen wordt verwacht. 

Gedragsregels gelden voor iedereen binnen de organisatie. Ze zijn extra belangrijk voor vrijwilligers met een begeleidende rol of voor vrijwilligers die werken met kwetsbare doelgroepen, bijvoorbeeld bij activiteiten of in situaties achter de voordeur. In de gedragscode beschrijf je welke zorg, verantwoordelijkheid en bescherming daarbij horen en waar de grenzen liggen in het contact. 

De gedragscode is een formeel document waarin deze afspraken zijn vastgelegd. Daarmee laat de organisatie zien dat sociale veiligheid geen vrijblijvende afspraak is, maar een gezamenlijk gedragen uitgangspunt. Vrijwilligers en medewerkers onderschrijven deze afspraken, bijvoorbeeld door de gedragscode te ondertekenen. 

Tegelijkertijd is een gedragscode meer dan een document op papier. Het is belangrijk om de inhoud samen te bespreken en regelmatig onder de aandacht te brengen. Alleen ondertekenen is niet voldoende; het gaat erom dat iedereen begrijpt wat de afspraken betekenen in de dagelijkse praktijk. 

Mocht er sprake zijn van grensoverschrijdend gedrag, dan biedt de gedragscode een duidelijk en gezamenlijk referentiekader voor hoe de organisatie hiermee omgaat. 

Ben je een vereniging met leden dan moeten de leden de gedragscode in de ALV goedkeuren. 

Concrete maatregelen

Naast een gedragscode kun je praktische maatregelen afspreken die helpen om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen. Welke maatregelen passend zijn, hangt af van jullie prioriteiten, activiteiten en context. 

Voorbeelden van concrete maatregelen: 

• duidelijke afspraken over 1-op-1 contact tussen vrijwilligers en cliënten zowel online als fysiek 
• afspraken over online contact, zoals appgroepen en social media
• een mobieltjes- of camerabeleid, als dat relevant is 
• aandacht voor de fysieke omgeving waarin vrijwilligers actief zijn

Bij die fysieke omgeving kun je bijvoorbeeld kijken naar: 

• verlichting in en rondom het gebouw of terrein 
• plekken waar mensen zich onveilig kunnen voelen 
• zichtbaarheid en toegankelijkheid van ruimtes 
• afspraken met verhuurders, gemeente of samenwerkingspartners 

Het is helpend om één persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het signaleren en opvolgen van aandachtspunten rondom de fysieke veiligheid. 

Kies maatregelen die realistisch en uitvoerbaar zijn. Liever een paar duidelijke afspraken die worden nageleefd dan een lange lijst die op papier blijft staan. 

Een zorgvuldig aannamebeleid helpt om vanaf het begin duidelijk te zijn over verwachtingen, rollen en verantwoordelijkheden. Het draagt bij aan sociale veiligheid en voorkomt dat lastige situaties pas ontstaan wanneer iemand al actief is binnen de organisatie. 

Een goed aannamebeleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het gaat erom dat nieuwe vrijwilligers bewust instromen, weten waar ze aan toe zijn en begrijpen wat de organisatie van hen verwacht. 

Wat is minimaal nodig? 

Voor elke nieuwe vrijwilliger is het verstandig om in ieder geval de volgende stappen te doorlopen: 

• Intake- of kennismakingsgesprek 
  Een gesprek waarin wederzijdse verwachtingen worden besproken: 
  waarom iemand vrijwilliger wil worden, wat de rol inhoudt  en wat sociale veiligheid binnen de organisatie betekent. Ook informeren of vrijwilliger eerder bij een andere vrijwilligersorganisatie heeft gewerkt en of er evt. referenties gecheckt mogen worden. 

• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) 
  De verplichting een VOG te overhandigen als de vrijwilliger gaat werken met kwetsbare mensen.    

• Ondertekenen van gedragsregels of gedragscode 
  Zo is voor iedereen duidelijk welke afspraken gelden en wat de organisatie belangrijk vindt in de omgang met elkaar. 

Deze stappen zorgen voor een duidelijke basis en laten zien dat sociale veiligheid serieus wordt genomen. 

Wat kun je eventueel nog meer doen? 

Afhankelijk van de rol, de context en de kwetsbaarheid van de doelgroep kun je aanvullende stappen overwegen, zoals: 

• een proefperiode 
• het meelopen met een ervaren vrijwilliger (met VOG) 
• het opvragen van referenties (zie referentiecheck) 
• het volgen van een basistraining of introductiebijeenkomst 

Niet alles is altijd nodig. Kies wat past bij jullie organisatie en de verantwoordelijkheden van de vrijwilliger. 

Er is een apart document beschikbaar dat helpt bij het zorgvuldig en verantwoord opvragen van referenties. 

Een vertrouwenscontactpersoon (VCP) is een laagdrempelig aanspreekpunt voor vrijwilligers en andere betrokkenen die te maken krijgen met vragen, twijfels of signalen rondom grensoverschrijdend gedrag. 

De aanwezigheid van een vertrouwenscontactpersoon laat zien dat sociale veiligheid serieus wordt genomen en dat mensen binnen de organisatie ergens terechtkunnen als er iets speelt.

Een vertrouwenscontactpersoon is het eerste aanspreekpunt als het gaat over grensoverschrijdend gedrag, zoals pesten, intimidatie, agressie en discriminatie. Ook helpt een vertrouwenscontactpersoon de organisatie bij preventie van grensoverschrijdend gedrag en de zoals de implementatie van bijvoorbeeld het preventiebeleid.