Stap 4 Realiseren

Geef actief bekendheid aan de afspraken en het beleid rondom sociale veiligheid. Daarmee werk je aan draagvlak binnen de organisatie en laat je zien dat dit onderwerp serieus wordt genomen. 
Afspraken hebben alleen waarde als mensen weten dat ze er zijn en waar ze te vinden zijn. Daarom gaat het in deze stap om het duidelijk en toegankelijk delen van afspraken en beleid met iedereen die bij de organisatie betrokken is. 

Hoe je dit doet, verschilt per organisatie. De voorbeelden hieronder zijn bedoeld ter inspiratie. Niet alles is nodig of passend voor iedere vrijwilligersorganisatie. Kies wat aansluit bij jullie omvang, activiteiten en manier van werken. 

Manieren om afspraken en beleid bekend te maken 

• Organiseer een bijeenkomst (bijvoorbeeld een algemene ledenvergadering, informatie- of themabijeenkomst) waarin je toelicht wat jullie verstaan onder grensoverschrijdend gedrag, waarom afspraken zijn gemaakt en wat de gedragscode inhoudt. 
• Besteed aandacht aan sociale veiligheid bij startmomenten, introducties of trainingen voor vrijwilligers, zodat vanaf het begin duidelijk is wat er wordt verwacht. 
• Geef regelmatig aandacht aan veiligheid en omgangsvormen via nieuwsbrieven, e-mail of andere interne communicatiekanalen en vermeld waar mensen terechtkunnen met vragen of zorgen. 
• Communiceer via de website of een andere centrale plek waar de afspraken te vinden zijn en wie de vertrouwenscontactpersoon is. 
• Maak gedragsregels of kernafspraken zichtbaar op locaties waar vrijwilligers en deelnemers samenkomen. 
• Deel informatiemateriaal (digitaal of op papier) over het beleid, de gedragsregels en contactmogelijkheden bij vragen of zorgen. 
• Geef regelmatig aandacht aan sociale veiligheid, bijvoorbeeld in het jaarverslag of tijdens een vast terugkerend overlegmoment. 

Sociale veiligheid wordt pas echt onderdeel van de organisatie als het normaal is om erover te praten. Niet alleen als er iets misgaat, maar juist ook preventief. In deze stap gaat het erom dat vragen, twijfels of signalen besproken mogen worden, zonder dat mensen bang zijn voor gedoe of consequenties. 

Bespreekbaar maken betekent niet dat iedereen voortdurend zware gesprekken moet voeren. Het gaat om ruimte creëren, herhalen en laten zien dat het onderwerp erbij hoort. 

Hoe maak je sociale veiligheid bespreekbaar? 

• Neem sociale veiligheid regelmatig mee als onderwerp in overleggen, teammomenten of vrijwilligersbijeenkomsten, ook als er geen concrete aanleiding is. 
• Benoem het onderwerp expliciet wanneer nieuwe vrijwilligers starten, zodat duidelijk is dat vragen of zorgen altijd gedeeld mogen worden. 
• Geef als bestuur of coördinatie het goede voorbeeld door zelf het gesprek aan te gaan en open te zijn over dilemma’s of keuzes. 
• Maak het normaal om elkaar aan te spreken op gedrag, op een respectvolle manier en met oog voor ieders rol. 
• Sta stil bij herkenbare situaties of praktijkvoorbeelden en bespreek samen: wat zouden wij hierin doen? 
• Wijs vrijwilligers en andere betrokkenen actief op de vertrouwenscontactpersoon en benoem waarvoor zij bij deze persoon terechtkunnen. 

Houd het laagdrempelig 

Bespreekbaar maken hoeft niet groots of formeel te zijn. Juist kleine momenten maken het verschil. Een korte check-in, een vraag tijdens een overleg of het benoemen van afspraken in een alledaagse situatie helpt om sociale veiligheid onderdeel te maken van de dagelijkse praktijk. 

Het is belangrijk dat mensen ervaren dat signalen serieus worden genomen en dat er zorgvuldig met informatie wordt omgegaan. Dat vergroot het vertrouwen om zich uit te spreken. 

Dit helpt om afspraken niet alleen bekend te maken, maar ook levend te houden binnen de organisatie. 

Sociale veiligheid wordt sterker wanneer vrijwilligers en andere betrokkenen zich mede-verantwoordelijk voelen. Betrekken betekent niet dat iedereen extra taken krijgt, maar dat mensen worden meegenomen, gehoord en serieus genomen. 

Door vrijwilligers en andere betrokkenen te betrekken, vergroot je het draagvlak en sluit het beleid beter aan bij wat er in de praktijk speelt. 

Hoe kun je vrijwilligers en andere betrokkenen betrekken? 

• Nodig vrijwilligers en andere betrokkenen uit om mee te denken over sociale veiligheid, bijvoorbeeld tijdens een bijeenkomst, overleg of themamoment. 
• Vraag naar ervaringen en signalen uit de praktijk: wat gaat goed en wat kan beter? 
• Geef ruimte voor vragen of twijfels over afspraken en gedrag, en neem deze zichtbaar mee in vervolgacties. 
• Betrek vrijwilligers bij het evalueren van afspraken of maatregelen, bijvoorbeeld door korte feedbackmomenten, een vragenronde of een evaluatieformulier waarin je uitvraagt hoe vrijwilligers het afgelopen jaar hebben ervaren. 
• Maak duidelijk dat iedereen een rol heeft in sociale veiligheid, passend bij zijn of haar positie binnen de organisatie. 

Aandacht voor verschillende rollen en perspectieven 

Vrijwilligersorganisaties zijn divers. Sommige mensen hebben een begeleidende rol, anderen zijn deelnemer, coördinator of bestuurslid. Ook kunnen er kwetsbare groepen betrokken zijn. 

Het helpt om bij het betrekken van mensen rekening te houden met deze verschillen en vragen te stellen vanuit ieders perspectief. Zo voorkom je dat sociale veiligheid een abstract onderwerp blijft en wordt het herkenbaar voor iedereen. 

Sociale veiligheid hoeft een vrijwilligersorganisatie niet alleen te dragen. Samenwerken met andere partijen kan helpen om kennis te vergroten, ervaringen te delen en ondersteuning te krijgen wanneer dat nodig is. 

Samenwerken is geen verplicht onderdeel, maar een mogelijkheid. Het gaat erom te kijken wat voor jullie organisatie helpend en passend is. 

Met wie kun je samenwerken? 

Afhankelijk van jullie organisatie en context kun je samenwerken met bijvoorbeeld: 

• een koepel- of brancheorganisatie waarbij jullie zijn aangesloten 
• andere vrijwilligersorganisaties in de buurt of regio 
• een gemeente of lokale ondersteuningsorganisatie 
• externe deskundigen op het gebied van sociale veiligheid 

Samenwerking kan variëren van het delen van informatie tot het gezamenlijk organiseren van een bijeenkomst of het raadplegen van expertise bij vragen of twijfels.