De verschuiving van tactisch naar strategisch werken met vrijwilligers

Samen met de praktijk ontwikkelen de Erasmus Universiteit, NOV en andere experts nieuwe cursussen en opleidingen voor ervaren vrijwilligersmanagers (mensen die met vrijwilligers werken) om de belangrijkste uitdagingen van morgen te kunnen aanpakken. Dankzij dit ontwikkeltraject, in het kader van ons project "contextgericht vrijwilligersmanagement" krijgen wij steeds meer inzicht in waar het huidige aanbod aan cursussen en opleiding tekortschiet voor mensen met ervaring. Voor ons is het helder, het gaat in de kern om de verschuiving van tactisch, naar strategisch denken en doen in het vrijwilligersmanagement.

Vrijwilligersmanagement gaat om het omzetten van de betrokkenheid van mensen, in onze terminologie Vrijwillige Energie, in concrete acties voor het publieke doel, in onze terminologie Vrijwilligerswerk. Omdat de vrijwillige energie verandert, verandert het vrijwilligerswerk en moet vrijwilligersmanagement dus voortdurend aangepast worden. De eerste stap in dat aanpassen en verbeteren is een beweging van een simplistisch ‘one size fits all’ perspectief (Vrijwilligersmanagement 1.0) naar een volwassen ‘context doet ertoe’ benadering (Vrijwilligersmanagement 2.0). En omdat nieuwe contexten vaak meer om organiseren gaan dan om organisatie, is de moderne term anno 2025 ‘werken met vrijwilligers’ in plaats van ‘vrijwilligersmanagement’.

De tweede stap is het verbreden en verlengen van de horizon van de manager. Verbreden betekent dat er meer en andere organisaties in het nu betrokken moeten worden bij het werken met vrijwilligers. Dit is heel duidelijk bij het betrekken van bedrijven maar er zijn ook andere voorbeelden. Verlengen betekent dat de vraag gesteld moet worden wat het gevolg is van onze manier van ‘werken met vrijwilligers’ nu voor de toekomst van vrijwillige energie. Wij noemen dit  vrijwilligersmanagement 3.0. ofwel Vrijwilligers Rentmeesterschap.

De afgelopen 25 jaar is de kennis over context afhankelijk vrijwilligersmanagement 2.0 aanzienlijk toegenomen. Zo is helder dat een kleine vrijwilligersorganisatie met leden ander ‘management’ nodig heeft dan een vrijwilligersprogramma in een ziekenhuis, om maar een onderscheid te geven. In 2014 geven Brudney en Meijs een mooi overzicht van een aantal verschillende modellen in  “Models of Volunteer Management: Professional Volunteer Program Management in social work” (open access, Engelstalig). In een blog geeft Philine van Overbeeke een andere indeling, gebaseerd op onderzoek in Nederland, die de veranderingen in vrijwillige energie van de laatste 15 jaar veel beter weet te vangen: Vrijwilligersmanager, jouw context vraagt een eigen model!. Het meest recent in deze beweging is de totale update van Basisboek vrijwilligersmanagement naar Basisboek werken met vrijwilligers van Willem-Jan de Gast en David Wijnperle. Mede door deze groei in kennis en het harde werken van al die mensen die werken met vrijwilligers durven wij stelling 1 te poneren:

Stelling 1: Het gaat goed met het vrijwilligerswerk in Nederland, omdat veel organisaties die met vrijwilligers werken hun dagelijks tactisch vrijwilligersbeleid op orde hebben.

Het perspectief van vrijwillige energie als grondstof waarvan vrijwilligerswerk gemaakt kan worden geeft eigenlijk direct aanleiding tot de duurzaamheid vraag: wat moeten mensen die met vrijwilligers werken doen en nalaten om ook in de toekomst voldoende vrijwilligerswerk te kunnen ‘maken’? De eerste stap is gericht op het verbreden van de basis van vrijwilligerswerk door meer bronnen van die vrijwillige energie te maken en goed het verschil te begrijpen tussen de concepten vrijwilliger en vrijwilligerswerk. Recent onderzoek geeft een mooie zee-metafoor met drie verschillende typen bronnen: wilde zalm, kweekvis en plankton. Verbreden betekent dat er nu meer grondstof is, maar dat betekent niet automatisch dat er ook in de toekomst vrijwillige energie zal zijn. Om dat te realiseren is een rentmeester perspectief nodig dat zich richt op duurzaamheid van de bronnen en circulariteit van de energie. Duurzaamheid betekent dat de energie blijft stromen. Circulariteit betekent dat we er voorzichtig mee om gaan zodat de druk op de bronnen niet te groot wordt. Dit brengt ons tot de tweede stelling:

Stelling 2: De bronnen van vrijwillige energie lopen risico omdat veel organisaties die met vrijwilligers werken en organisaties die vrijwilligerswerk kunnen beïnvloeden hun toekomstgericht strategisch vrijwilligers(werk)beleid niet op orde hebben.

En dan nu concreet, wat houdt een dergelijke verschuiving van ‘dagelijks tactisch’ naar ‘toekomstgericht strategisch’ in? De cursus die wij gezamenlijk ontwikkelen bestaat uit 9 sessies, die ingaan op het niveau van de individuele vrijwilliger, de organisatie en het bredere ecosysteem. In de onderstaande tabel lichten we voor deze drie onderwerpen de verschuiving uit waarbij helder is dat er overlap is tussen thema’s. De verandering van ‘dagelijks tactisch’ naar ‘toekomstgericht strategisch’ denken over vrijwilligers gebeurt door allerlei verschillende organisaties die met vrijwilligers werken. Inderdaad er is geen ‘one size fits all’ benadering. Dit eerste schema is voor beroepskracht gedomineerde dienstverlenende organisatie. Uiteindelijk maken we negen verschillende varianten, waarover later en in andere blogs meer.

Dit stuk is geschreven in het kader van "contextgericht vrijwilligersmanement" een project gefinancierd door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport wat als doel heeft het opleidingsaanbod voor ervaren vrijwilligersmanagers / coordinatoren vrijwilligersmanagement te transformeren door cursussen te ontwikkelen en testen. Volg onze ontwikkelingen op de voet via onze Linkedingroep: Vrijwilligersmanagement Anno Nu | Groepen | LinkedIn. Dit project loopt van 2024 tot 2028, gaanderweg komen steeds meer cursussen beschikbaar, houd de Linkedingroep en NOV in de gaten voor deelname mogelijkheden. Dit stuk is uitgewerkt door Prof. Dr. Lucas Meijs, Ivo Geers, Maikel Meijeren en Dr. Philine van Overbeeke.