Hoe ontsla je een vrijwilliger...

ProfielfotoRoel Melchers 02-04-2021 224 keer bekeken 4 reacties

Begin verleden maand ben ik ontslagen als vrijwilliger van het Waterliniemuseum op het Fort bij Vechten in Bunnik omdat ik meewerk aan een tijdschrift dat onder verantwoordelijkheid van de vrijwilligers uitgegeven wordt.

Als ik de mail krijg van mijn directeur waarin hij mij ontslaat, vraag ik me meteen af hoe je van vrijwilliger afkomt die niet doet waar hij voor aangesteld is.

Daar móet toch wel een manier voor zijn... Het kan toch niet zo zijn, dat je een vrijwilliger die van geen kanten deugt, niet kan lozen.

Ik heb het vrijwilligersbeleid van verschillende organisaties doorgenomen, ook de suggesties op deze site, maar niets over een dysfunctionerende vrijwilliger.
Dat zou kunnen zijn omdat een vrijwilliger in de regel vanzelf opstapt als de werkrelatie verstoord is... Een vrijwilliger denkt al gauw: wat heb ik te verliezen... en als er dan geen financiële vergoeding te verliezen is zoals bij een werknemer, is zo'n deal gauw gesloten.

Mijn makke is, dat ik van mening ben, dat het Waterliniemuseum niet zonder vrijwilligers kan functioneren... Sterker... dat er veel meer uit de ruim 50 vrijwilligers te halen is, ook ten voordelen van hen, dan er nu uit geput wordt...

En ook: het gaat niet goed met het Waterliniemuseum dat pas in 2015 geopend is met zo'n €30 miljoen aan overheidssubsidie...! Zo bestaat er eigenlijk, door de hele bijzondere organisatie, geen contact met de het museumbestuur, krijgen de vrijwilligers de jaarverslagen niet te zien en hullen de vernieuwingsplannen, als die er al zijn, zich in nevelen...

En dan de reden voor mijn ontslag: het mede-organiseren van een vereniging van de ruim 50 vrijwilligers; de grootste afdeling van het museum. Naast een 'bestuur op afstand' wordt er gewerkt met betaalde krachten die niet boven de 1 fte uitstijgen. Afhankelijk van welke medewerkers je ten laste van het museum kan brengen.

Het opzetten van een vrijwilligerstijdschrift is trouwens de 2de poging om de organisatie op een hoger plan te brengen door de vrijwilligers te bundelen. De eerste poging, de inrichting van een vrijwilligersbijeenkomst als hoogste orgaan met een bestuur en een dagelijks bestuur, wordt door de betaalde organisatie niet gewaardeerd en sneuvelt begin 2019.

Als de organisatie van de vrijwilligers als grootste afdeling van het Waterliniemuseum niet lukt, is de besluitvorming van het Waterliniemuseum als volgt: ergens wordt een besluit genomen waarvan onduidelijkheid is wie het besluit neemt en wat de legitimiteit is. In zo'n besluit herkennen de vrijwilligers zich niet; sommigen, maar zeker niet allen, hebben daar moeite mee.
Zo'n besluit wordt al dan niet uitgevoerd, al dan niet gehandhaafd en al dan niet gesanctioneerd. Als voorbeeld het besluit om in coronatijd onze populaire virtuele parachutesprong weer op te starten. Veel collega's passen ervoor om daaraan mee te doen in verband met corona-angst vanwege het nauwe contact met de bezoekers van het museum.

Maar hoe moet je dan wél afscheid nemen van een vrijwilliger als die niet vanzelf opstapt... Mij dunkt moet daar een procedure voor gemaakt worden waarin ook vrijwilligers zitten. Die moeten ook de democratische beginselen in de gaten houden die misschien niet in een bedrijf, maar wel in Nederland gelden. Wat mijn situatie betreft kan je denken aan de vrijheden van vereniging en nieuwsgaring.

Kan me niet voorstellen dat als dit soort zaken tegen het licht gehouden worden, ik het veld moet ruimen.

4  reacties

Anja Slendebroek 08-04-21 om 14:04

Eens met Marije. In het vrijwilligersbeleid wordt om dit te ondervangen vaak een proefperiode afgesproken. Zodat beide partijen een moment hebben om de smaenwerking tegen het licht te houden en eventueel gelijk al afscheid van elkaar te nemen. 'Ontslag' van een vrijwilliger, wordt niet met dat woord omschreven. De woorden 'redenen van beeïndiging ..' worden doorgaans gebruikt. Ik zie dan heel vaak als reden staan: niet houden aan huisregels of gedragsregeld en (sociale) veiligheid in de breedste zin van het woord. En ook is omschreven als er klachten zijn en wat er dan gebeurt.
Ik heb zo niet (meer) paraat of ik ook andere omschrijvingen in een vrijwilligersbeleid ooit heb gezien. Misschien wel, maar niet meer paraat.

 

Groet, Anja

Rob Beckers 06-04-21 om 14:02

Ik mis één heel belangrijk aspect: aandacht.
Het is precies wat Marije aangeeft: Het begint bij de voordeur. 

Als je een goed vrijwilligersbeleid hebt (en naleeft), heb je vanaf de aanmelding aandacht voor je vrijwilliger. Je bent op de hoogte van zijn/haar verwachtingen en deelt als organisatie ook je eigen verwachtingen. Gedurende het vrijwilligerswerk is er natuurlijk geregeld contact met de vrijwilligers. Zo weet je als organisaties wat er speelt en blijft de vrijwilliger op de hoogte van de ontwikkelingen.

Als je een ontslagbrief (of mail) krijgt dan is er al iets mis. Er is waarschijnlijk geen tussentijds contact (aandacht) geweest, anders was dit in overleg besproken. Het verrast me zelfs dat er ondanks het ontbreken van aandacht, nog zoveel vrijwilligers zijn. Blijkbaar valt er voor de vrijwilligers wel iets te halen. Wat maakt het dat die mensen blijven? Waar halen zij hun plezier uit? En, zo te lezen, ben je nog strijdbaar en wil jij ook dat plezier weer terug wink

Marije Dévény 06-04-21 om 12:42

Nee, ik ben niet bekend met voorbeelden van bijv een vrijwilligersovereenkomst waarin in iets vastgelegd over het beindigen van vrijwilligerswerk (behalve een soort opzegtermijn) en ook in vrijwilligersbeleid ben ik het nog niet tegen gekomen, behalve dat er bijv huisregels zijn. 

Wel heb ik als adviseur enkele mediation trajecten gedaan waarbij er sprake was van onenigheid tussen bijv een bestuurslid en een vrijwilliger of tussen vrijwilligers onderling. Een enkele keer krijg ik de vraag hoe je een vrijwilliger bij een sollicitatie/kennismaking kunt afwijzen of hoe je een vrijwilliger die al jaren actief is voor je organsatie, de wacht aan kunt zeggen omdat deze niet meer past binnen de cultuur of omdat deze al lang niet meer goed functioneert. 

Mijn advies is eigenlijk altijd: zorg dat je verwachtingen goed managed. Dat begint al bij de voordeur en in je oproep voor nieuwe vrijwilligers. Wil je graag dat iemand bepaalde vaardigheden heeft of zelfstandig kan werken, ben er dan open en duidelijk over, dat maakt de kans dat je mensen moet afwijzen kleiner. Daarnaast kun je natuurljik altijd kijken of iemand op een andere plek in je organisatie past, met andere taken. 

Daarnaast kun je bijv afspreken dat er een soort proefperiode is, waarin zowel de vrijwilliger als de organisatie kijkt en ervaart of het een goede match is. Na de proefperiode spreek je dit goed door. Ook is het raadzaam om evaluatiemomenten in te plannen, om de vinger aan de pols te houden en wederzijdse verwachtingen goed op elkaar te blijven afstemmen. Het is verstandig om hiervan kort iets op papier te zetten. Dan heb je altijd iets waarnaar je kunt teruggrijpen. 

Ook is het belangrijk om (ook) vrijwilligers goed te informeren en waar het kan, te betrekken bij veranderingen en belangrijke besluiten binnen de organisatie. Dat zorgt voor begrip en draagvlak, zorg ervoor dat je in dialoog blijft met je vrijwilligers. 

Hier voortdurend aandacht aan besteden is belangrijk om te doen en zal de kans op teleurstellingen of onderlinge frictie klein houden. Gaat het toch mis, betrek dan een neutraal iemand die bij beide partijen luistert naar het verhaal en die als mediator kan optreden. 

 

  

Sanne van Viegen Looyé 02-04-21 om 15:52

Dank voor je blog vanuit eigen ervaring, Roel. Stof tot nadenken! Eerder op ons platform is het onderwerp 'ontslag van vrijwilligers' ook eens ter sprake gekomen. Zie hier. Allicht dat dat aanvullende perspectieven biedt. 

Mij valt in je verhaal met name het gebrek aan contact op. Vanuit de theorie over goed vrijwilligersbeleid en -management staat contact eigenlijk altijd centraal. Onvrede van beide kanten zou in dat geval al veel eerder getackeld zijn. Waarmee escalatie uiteraard niet altijd te voorkomen is, maar het zou de kans op wederzijds begrip en beweging wel vergroten.

Ik betrek de eindbeoordelaars van het NOV-keurmerk Vrijwillige Inzet Goed Geregeld even bij dit onderwerp; Anja, HenriëtteDiana en Marije. Kennen jullie praktijkvoorbeelden van overeenkomsten of passages in vrijwilligersbeleid waarin het over gronden gaat waarop een organisatie op eigen initiatief afscheid kan nemen van een vrijwilliger?

Aan het Platform Vrijwillige Inzet werken:MovisieSpectrum

Cookie-instellingen