De eindbeoordelaar was zo vol lof over hoe Veens het werken met vrijwilligers heeft georganiseerd en de stappen die ze daarin hebben gezet dat ik benieuwd was naar het verhaal van Janneke. Om van haar te horen hoe ze het heeft ervaren en wat het de vrijwilligers en de organisatie heeft opgeleverd. En wow! Laat je inspireren door haar verhaal! 

Sceptisch van start 

In eerste instantie begon ik aan dit keurmerk voor ons als organisatie, niet zozeer voor de vrijwilliger. En eerlijk gezegd was ik, toen ik deze opdracht in 2021 kreeg, best wat sceptisch. “Waarom moeten we perse een Keurmerk halen? Is dat zodat we onze eigen organisatie straks een ‘pluim’ kunnen geven, zo van “die doen het goed, zeg!??” Dit leefde ook wel hier en daar onder de collega’s. En het was ook veel en behoorlijk wat werk om hiermee aan de slag te gaan.

Inzicht in dat dit keurmerk niet voor de organisatie maar juist vóór de vrijwilligers is

Echter, toen ik mij meer en meer ging verdiepen in alle vragen die worden gesteld in de Zelfevaluatie veranderde mijn mening langzamerhand. Mijn hart klopt samen met andere collega’s voor onze bevlogen vrijwilligers die zoveel mogelijk maken binnen onze ontmoetingslocaties en dat willen we hun laten merken. Hoe langer ik met het Keurmerk bezig was, hoe meer ik door had dat alle aangereikte zaken en ‘vereisten’ voor het behalen van Keurmerk er júist aan bijdragen dat de vrijwilliger zich meer gezien en gehoord voelt bij Veens Welzijn.

Van verdorde naar prachtig bloeiende plantjes

Het is belangrijk om eerste goed te begrijpen waarom je dit wilt doen. Het gaat om die bevlogen vrijwilligers die zo belangrijk zijn, waarvan je wilt dat ze zich gezien en gehoord voelen. Wat ik eerder wel eens zag en ervaarde is, dat de vrijwilligers vooral makkelijk zijn omdat ze activiteiten draaiende houden. De vrijwilliger zelf is minder belangrijk. Om de collega’s ook enthousiast te maken voor dit traject heb ik een Power Point gemaakt om te laten zien aan de 30 collega’s. Ik zag een verdord plantje op de vensterbank en dat vond ik zo beeldend dat ik dat heb gebuikt om duidelijk te maken dat de vrijwilligers die hier werken gezonde, happy en bloeiende plantjes moeten zijn! Door je erin te verdiepen krijg je meer respect voor wat en hoeveel ze doen. Dan krijg je ook meer drive om de dingen voor vrijwilligers echt goed te regelen.

Eerst vond ik de Zelfevaluatie een enorm ding, maar nu vind ik het een fijne richtlijn!

We zijn begonnen bij de basis. David Wijnperle, de Goed Geregeld adviseur die ons hierin heeft begeleid en geadviseerd, heeft hierbij heel goed geholpen. Wat me ook heel erg heeft geholpen is om met iemand te spreken die dit traject ook heeft gedaan. Dat kan ik echt aanraden! Nieuwsgierig naar de Zelfevaluatie? Bekijk deze hier. 

Warm welkom met taart

Het leuke is, als je je erin verdiept, krijg je dus ook leuke ideeën! Bijvoorbeeld een welkomstbijeenkomst voor nieuwe vrijwilligers met een taartje en een welkomstwoord van de directeur. Vrijwilligers verdienen dit! Ook vind ik het belangrijk om naast mijn collega’s te staan die met vrijwilligers werken. Daarom heb ik, net als zij, gesprekken met vrijwilligers over hoe het met ze gaat. Zo ervaar je zelf ook hoe deze gesprekken verlopen en hoe waardevol ze zijn. Wat we nu bijvoorbeeld ook doen is 5 keer per jaar een nieuwsbrief versturen. Daardoor doe je bijvoorbeeld interviews met vrijwilligers en hoor je de echte verhalen achter een vrijwilliger. En daarmee zet je iemand ook even in het zonnetje.

Tips en Tops

Als onderdeel van het Goed Geregeld traject hebben we bij vrijwilligers ook Tips en Tops opgehaald. Tijdens een bijeenkomst konden vrijwilligers deze op gekleurde briefjes opschrijven en opplakken. De Tops zijn natuurlijk leuk, de Tips ook best een beetje spannend. De directeur besprak met de hele groep de Tips. Hij maakte het heel toegankelijk en iedereen voelde zich gezien. Voor mij was het fijn want je voelt dat ook de directeur dit belangrijk vindt. We hebben ze opgeschreven, er iets mee gedaan én dit ook teruggekoppeld naar de vrijwilligers. Zo laat je zien dat je hun mening en ideeën echt belangrijk vindt.  

Nieuwe manier van werken

Het is echt een nieuwe manier van werken. Het keurmerk is 4 jaar geldig en voor ons een stimulans om eraan te blijven werken. De Zelfevaluatie is hiervoor een mooie kapstok en biedt houvast. Nieuwe medewerkers krijgen nu bijvoorbeeld ook informatie over het werken met vrijwilligers. Bovendien bieden we nu ook een jaarlijkse training over werken met vrijwilligers. En er zijn informatieavonden per locatie. We overwegen om ze niet meer per locatie te doen maar gemengd; zo ontmoeten vrijwilligers van de locaties elkaar ook. Qua waardering van de vrijwilligers -wat bijvoorbeeld etentjes voor de vrijwilligers betreft - hebben we nu een duidelijk beleid.  De bedragen zijn nu voor iedere locatie hetzelfde en de collega’s hebben eigen regie over hoe ze het willen besteden. Dat is veel eerlijker en duidelijker voor de vrijwilligers.

Want wat ik verder ontdekte

• Door het vrijwilligersbeleid helder te krijgen en collega’s te laten meedenken ontstaat veel duidelijkheid voor zowel vrijwilligers als collega’s. Door een handboek intern te maken zijn collega’s niet langer aan het zoeken hoe het allemaal zit maar is het snel te vinden en duidelijk. Door een de welkomstmap met documenten als een welkomstbrief en contract, voelen vrijwilligers zich vanaf de start serieus genomen en is er duidelijkheid.
• Door vrijwilligersinformatie en welkomstavonden te organiseren voelen vrijwilligers zich gezien en gehoord en gewaardeerd. Zij zijn belangrijk en dat voelen ze tijdens de avond. Bovendien voelen ze zich meer betrokken bij de organisatie en dat vergroot het plezier en de verbinding. Ze voelend zich meer onderdeel van.
• Door het invoeren van vaste gesprekken (intake- voortgang- exit) zijn er contactmomenten waarin ingezoomd wordt op de wensen van de vrijwilliger. Waar wil jij heen? Wat maakt jou gelukkig in je vrijwilligerswerk? Wat heb jij nodig? De focus verschuift hierdoor langzamer hand van “vrijwilligers zijn handig in onze organisatie om alles draaiende te houden” naar: hoe helpt het vrijwilligerswerk jou in je leven?
• Door stil te staan bij de waardering van de vrijwilligers, zijn we met elkaar toch een heel stuk bewuster geworden van hoe belangrijk dit is. Tastbare zaken als een bon en een etentje zijn leuk, maar hoe belangrijk is een woordje van dank, een appje een schouderklopje en gewoon even zeggen: “ik ben blij met je”.
• Er zijn zoveel kleine en groter dingen waar ik nooit aan gedacht had als ik de Zelfevaluatie niet had doorlopen. Neem bijvoorbeeld de Vrijwilligersraad, het verzamelen van Tips en Tops tijdens een informatieavond en hierbij de directeur betrekken of het nabellen van inwoners die door een vrijwilliger zijn geholpen. De Zelfevaluatie is een prachtig hulpmiddel om aan die dingen te voldoen die de vrijwilliger nodig heeft om prettig te kunnen werken bij Veens Welzijn en zichzelf te kunnen ontwikkelen.

Conclusie

Het hele Keurmerk traject heeft mij veel opgeleverd en had ik niet willen missen.  Er is een veel sterkere focus vanuit de collega’s en mij ontstaan op de wensen van de vrijwilligers zelf. Maar ook gaf het meer werkvreugde & plezier en verbinding met de vrijwilligers en de vrijwilligers onderling. Door het traject ben ik de vrijwilliger meer gaan zien en ben gaan snappen wat de vrijwilliger nodig heeft om zich in verbinding met de organisatie te voelen.