Heleen+van Egmond Dit is iets anders, maar zeker de tweede helft vind ik wel handig in tijden van crisis: https://www.knhm.nl/wat-te-doen-in-tijden-van-coronacrisis/

Mark, Joost en Cindy, dank jullie wel voor de reacties. Cindy ik was vooral benieuwd of (met name de kleinere) organisaties voorbereid zijn op crisissen en dan zowel het handelen intern als de communicatie naar buiten. Op zich hebben wij het nu redelijk op orde voor nu maar ik kan me voorstellen dat meer hiermee bezig zijn. Joost, die checklist voor vrijwilligers is wel super duidelijk.

Hallo Heleen, het gaat hierbij met name om communicatie rondom effecten binnen de organisatie (interpreteer ik) en niet zozeer over hoe communiceer je over de huidige situatie. Er zijn zeker organisaties die protocollen hebben hiervoor, maar dan moet je vooral aan evenementenhulpverlening en rampenhulpverlening denken. Je zou het het Rode Kruis contact op kunnen nemen bijvoorbeeld. Laat me maar weten of het nog nodig is, dan kijk ik of ik iemand kan vinden die je kan helpen.

Heleen+van Egmond Nee, dat hebben we niet. De crux is, denk ik, dat je al je doelgroepen en hun contactgegevens op orde hebt, zodat je mensen goed kunt bereiken. Dat daar altijd veel en per crisis verschillende boodschappen en acties in zitten, dat lijkt me evident. Verder verschilt het nogal per activiteit of dienst wat er van belang is. Joost+van van+Alkemade heeft van een paar organisaties samengevat hoe zij met hun specifieke dienst omgaan. Voor mij persoonlijk heeft het bestuur van de atletiekvereniging alle activiteiten tot nader order gecancelled. Dat vrijwilligerswerk ligt dus stil, op degene na die trainingsfilmpjes online zet via Insta. Dit was ook een relatief eenvoudige handeling. Het komen tot een besluit wanneer iets tot crisisberaad leidt, is weer een ander iets.

Hierbij de checklist voor vrijwilligers van de 'Isrealische NOV"

@Hans en @Maaike, dank jullie wel. Waar ik ook nieuwsgierig naar ben is of jullie al protocollen voor een crisis hadden klaarliggen. En dan denk ik aan zaken als: wat als iemand via jouw organisatie besmet is geraakt. Wat communiceer je dan, wie is eerste aanspreekpunt voor pers, is er een logboek met genomen acties en communicaties en hoe beperkt je eventuele imagoschade?
Bij de stichting waar ik in het bestuur zit zijn we nu acuut nog bezig om allerlei werkwijzen vast te leggen, maar beter is het natuurlijk als we dat al eerder hadden gehad. Nu was het op zondagavond nog via WhatsApp dingen regelen en teksten opstellen.
Mark Molenaar heeft de NOV zelf een protocol of plan voor crisissituaties?

Hierbij plaats ik namens de Westfriese bibliotheek de mail die afgelopen week is gestuurd naar de vrijwilligers. Met vriendelijke groet, Maaike Verhoeven, Probiblio.

Beste vrijwilligers,
In de afgelopen dagen zijn ook in Nederland de maatregelen ter voorkoming van de verspreiding van het Corona-virus geïntensiveerd. Om ons heen worden steeds meer publieke plaatsen gesloten. De adviezen van de overheid vragen om beperking van sociale contacten.
Als bibliotheek organisatie bevinden wij ons in een bijzondere situatie omdat wij aan de ene kant graag onze klanten onze service willen blijven bieden, maar ook een verantwoordelijkheid hebben in het beschermen van de gezondheid van onze medewerkers en vrijwilligers en het tegengaan van verdere verspreiding van het virus in de regio.
We hebben het calamiteitenteam uitgebreid en werken continu achter de schermen aan de uitvoering van een weloverwogen plan waarin we steeds de laatste informatie, richtlijnen en maatregelen meenemen.

De genomen maatregelen die per heden voor de Westfriese Bibliotheken ingaan en tot minimaal 6 april gelden, zijn:
• Sluiting van alle vestigingen
o Per direct zijn alle vestigingen gesloten.

• Lenen en verlengen
o Voor alle boeken die uitgeleend zijn en nog uitgeleend worden zal een uitleentermijn gelden van 6 weken.
o Geen te-laat gelden (inclusief oplopende boetes) in de komende periode.

• E-uitlening
o Klanten kunnen al gebruik maken van e-books. We volgen nauwgezet de ontwikkelingen van de Koninklijke Bibliotheek.
o We gaan mini-abonnementen tijdelijk ophogen naar comfort-status opdat ook deze klanten goed gebruik kunnen maken van deze service.

• Personeel en vrijwilligers wordt gevraagd om niet naar de vestigingen te komen.

• Contact voor medewerkers en vrijwilligers
o Het calamiteitenteam is bereikbaar via: emailadres
 Telefonisch via je leidinggevende
 Coördinator calamiteitenteam : naam en telefoonnummer

De website van de Westfriese Bibliotheken wordt continue bijgewerkt met de laatste informatie. Bovendien zorgen we ervoor dat we ook zoveel als mogelijk een digitale bibliotheek kunnen voorzien.
Tenslotte: dit is een compleet onverwachte, andere werkwijze die van ons allen flexibiliteit, maar ook daadkracht vraagt. Voorop staat de gezondheid van een ieder en onze bijdrage aan het beperken van de verdere verspreiding van het Corona-virus.
Wij hechten er waarde aan dat we gezamenlijk meewerken aan de voorzorgsmaatregelen zoals deze door de overheid zijn gevraagd en nu ook door de Westfriese Bibliotheken. Wij houden per e-mail contact met jullie allen. Houd je @westfriesebibliotheken.nl mail in de gaten.
Pas goed op jezelf, op elkaar en we hopen jullie binnenkort allemaal weer in goede gezondheid te zien in onze bibliotheken.

Namens het calamiteitenteam

Wij hebben al onze vrijwilligers, medewerkers, netwerkpartners en cliënten/bewoners een versie van deze tekst gemaild. De aanhef verschilde per doelgroep. Vanmiddag komt een team bijeen om verdere stappen te zetten waar nodig. Alle afspraken voor bv. belastinghulp, etc zijn zoveel mogelijk afgezegd. We delen informatie over het aanvragen van uitstel voor de inkomstenbelasting. Wachten is op de gemeente Baarn voor uitstel van de gemeentelijke belasting.

Supergoede vraag van Heleen+van Egmond !