Hoi Adam,

Fijn, veel dank voor de snelle en uitgebreide toelichting! Dat helpt. 

Goed idee een checklist te maken, als er animo voor is. Het lijkt me eigenlijk wel: met name voor kleinere verenigingen en huidige wet-en regelgeving denk ik dat niet iedereen het helder heeft. 

Groet, Anouk

Hoi Anouk, 

Een vertrekkende bestuurder heeft belang bij verleend decharge. Decharge wil zeggen de debetreffende bestuurder (na decharge) in beginsel niet meer aansprakelijk kan worden gesteld. Meestal verleent een ledenvergadering decharge aan het gehele bestuur voor het gevoerde beleid en de bijbehorende financiele verantwoording. Als een nieuw bestuurder aantreedt, wil diegene uiteraard ook weten of er decharge is verleend aan haar /zijn voorganger. Immers, een bestuurder kan alleen worden aangesproken worden op handelingen tijdens haar/zijn periode van inzet. Leg dergelijke besluiten ook vast in bijvoorbeeld notulen. 

Verder vraag je ook naar andere aandachtspunten. Ik denk dan aan het volgende:

- communicatie: wie moet weten dat er een bestuurderswisseling plaatsvindt? Niet alleen de leden, maar stel ook vast wie het nog meer moet weten. 

- overdracht: beschikt de vertrekkende bestuurder over materialen / sleutels / kennis / toegangscodes / inloggegegevens die overgedragen kunnen worden? 

- toegang beeindigen: het is gebruikelijk dat toegang tot fysieke eigendommen van de vereniging wordt beëindigd (denk aan sleutels e.d.), maar vergeet ook de toegang tot ict-middelen niet. De mailbox kan vroegtijdig worden voorzien van de opmerking dat diegene werk overdraagt. Denk in dit verband ook aan toegang tot andere e-mailboxen of pas de wachtwoorden aan. Bij de meeste organisaties worden deze dingen geregeld per de datum van vetrek. Maar, stem het vooral af met de betrokkene zelf.

- maak bijvoorbeeld een overdrachtsdocument waarin je afspraken opschrijft, zoals overdracht of inleveren van sleutels. Natuurlijk is het fijn als je dergelijke gegevens opneemt in een nieuw document voor de nieuwe bestuurder. Noteer welke toegang, welke middelen of welke sleutels hij/zij ontvangt. Dat schept duidelijkheid. 

- Waardering & afscheid: vergeet uiteraard een passend afscheid niet.

Tenslotte: hiermee zijn wat zaken beschreven die het meest voorkomen. Maar, iedere organisatie is natuurlijk anders. Het is in ieder geval goed om met elkaar duidelijk te hebben wat de laatste 'werkdag' van de vertrekkende bestuurder is en wat je van elkaar verwacht. 

Mochten deze vragen vaker voorkomen op het forum dan zal ik een checklist als model maken. Benieuwd of anderen aanvullingen hebben.