Hierbij een voorbeeld van een verklaring tussen organisatie en vrijwilliger. Volgens mij wil jij een verklaring overhandigen aan jouw klanten? Afhankelijk van de situatie en omstandigheden zal een dergelijke verklaring wellicht wat 'zwaar' overkomen. Onderstaand voorbeeld betreft de verhouding tussen organisatie en vrijwilliger. Misschien voldoet die ook om hiermee aan jouw klanten te laten zien dat je de gevoeligheid serieus neemt. Naar eigen voorkeur aan te passen: 

 

GEHEIMHOUDINGSVERKLARING

Tussen:
[Naam organisatie], gevestigd te [adres], hierna te noemen "de organisatie",

en

[Naam vrijwilliger], wonende te [adres], hierna te noemen "de vrijwilliger".

Artikel 1 – Doel van de geheimhoudingsverklaring
De vrijwilliger zal in het kader van zijn/haar werkzaamheden voor de organisatie toegang hebben tot vertrouwelijke gegevens. Deze verklaring heeft als doel om vast te leggen dat de vrijwilliger zich verplicht tot het zorgvuldig omgaan met en beschermen van deze gegevens.

Artikel 2 – Definities
In deze verklaring wordt verstaan onder:

Vertrouwelijke gegevens: Alle gegevens die niet openbaar toegankelijk zijn en betrekking hebben op de organisatie, cliënten, medewerkers, donateurs, samenwerkingspartners of andere betrokkenen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, persoonsgegevens zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), financiële informatie en bedrijfsgevoelige gegevens.

Artikel 3 – Geheimhoudingsplicht

De vrijwilliger verplicht zich om vertrouwelijke gegevens strikt geheim te houden en niet te delen met derden, tenzij schriftelijke toestemming is verleend door de organisatie of indien dit wettelijk verplicht is.

De vrijwilliger zal vertrouwelijke gegevens uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van zijn/haar taken binnen de organisatie.

De geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens als na beëindiging van de samenwerking met de organisatie.

Artikel 4 – Veiligheidsmaatregelen
De vrijwilliger verplicht zich om:
a. alle redelijke maatregelen te nemen om vertrouwelijke gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik;
b. eventuele incidenten, zoals datalekken, direct te melden aan de contactpersoon binnen de organisatie.

Artikel 5 – Uitzonderingen op de geheimhoudingsplicht
De geheimhoudingsplicht is niet van toepassing op vertrouwelijke gegevens die:
a. reeds openbaar waren op het moment van verstrekking;
b. door de vrijwilliger rechtmatig zijn verkregen van een derde zonder geheimhoudingsplicht;
c. openbaar gemaakt moeten worden op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijke uitspraak.

Artikel 6 – Sancties bij schending
Bij schending van deze geheimhoudingsverklaring behoudt de organisatie zich het recht voor om maatregelen te treffen, zoals:

beëindiging van de samenwerking;

het verhalen van eventuele schade op de vrijwilliger;

het ondernemen van juridische stappen indien nodig.

Artikel 7 – Toepasselijk recht
Op deze geheimhoudingsverklaring is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in [plaats].

Ondertekening

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te [plaats], op [datum].

Voor de organisatie:
Naam:
Functie:
Handtekening:

Voor de vrijwilliger:
Naam:
Handtekening:

Hallo Ubbo van Piggelen, hier vind je wat dat betreft meer informatie: https://www.vrijwilligerswerk.nl/themas/wettenenregels/wenr-inzicht/2497703.aspx?t=AVG-privacyregels

Ik werk zelf ook als vrijwilliger bij een organisatie die ict verzorgt bij vrijwilligersorganisaties. Wij hebben in de vrijwilligersovereenkomst opgenomen hoe de vrijwilligers omgaan met deze gegevens.

Adam van Bergeijk heb jij die misschien?