Tja, wat te doen? Ergeren, lijdzaam toekijken en na afloop klagen bij je collega-bestuurders?
Dat zou niet mijn aanpak zijn.
Hieronder een paar suggesties hoe om te gaan met de langspreker.
Communicerende vaten
Nu wil ik niet direct stellen dat mijn aanpak altijd en direct effect heeft. Vaak is het echt proberen en maatwerk; een hardere of een juist wat zachtere aanpak.
Maar, wat ik wel zeker weet is dat je eenmaal aan de slag gaat me de onderstaande tips, je een patroon gaat doorbreken, bij jezelf en bij de ander. Want praten met elkaar blijft toch altijd een kwestie van communicerende vaten: wat jij teveel doet, doet de ander te weinig en andersom, en daar moet je dus verandering in aanbrengen.
Bewonder de langspreker
De eerste stap in het doorbreken van patronen is om je eigen ergernis over het langspreken om te zetten in verwondering en bewondering. Probeer het mooie en de kwaliteit van de langspreker te zien: een dergelijk persoon formuleert vast fraaie en lange zinnen, gebruikt schitterende stijlfiguren, zet vindingrijke retorica in en vervlecht beeldtaal in zijn/haar zinnen.
Het omzetten van ergernis naar bewondering doe je mentaal, thuis of op een andere plek dan aan de vergadertafel of bij de napraat.
Als je merkt dat je ergernis inderdaad afneemt, of zelfs weg is, dan kun je door naar de volgende fase.
Herstellen van balans
Met je getemperde of afwezige ergernis over de langspreker ga je het gesprek aan: licht en mild van toon, niet aanvallend. De langspreker zal zich niet of beperkt aangevallen voelen.
Start het in gesprek met een compliment over iets dat je daadwerkelijk bewondert in de persoon. Niet gespeeld want dan is de kans dat je door de mand valt te groot.
Met het maken van het compliment zeg je ook dat je langspreker niet altijd kunt volgen omdat er zoveel taal van hem/haar vandaan komt. Of je geeft een andere vorm van inhoudelijke feedback.
Wat jij teveel doet, doet de ander te weinig en andersom, en daar moet je dus verandering in aanbrengen
Intentie en afspraak
De langspreker voelt zich gehoord en waarschijnlijk ontspint er zich een gesprek waarin je aan het slot met elkaar afspreekt hoe de balans spreek- en luistertijd te herstellen en deze te bewaken.
Non verbaal
Mocht de langspreker ondanks de afspraken wat hardnekkig blijven vasthouden aan het langspreken en zijn/haar favoriete methodiek weer inzetten, bejegen deze persoon dan respectvol, adem mee op ritme van de woorden en vindt een natuurlijke pauze om te zeggen: ‘ik waardeer je schitterend onderbouwde taal, kun je in drie woorden samenvatten wat je wilt zeggen?'.
Doordat je mee-ademt op het ritme van het gesprek ben je op tijd voor een interventie. Als je niet meebeweegt is de kans groot kans dat je een natuurlijke rustpunt bij de ander mist om in te grijpen.
Deze methode werkt redelijk goed maar vraagt wel een wat langere tijd om tot blijvend resultaat te komen.
Mocht je korte termijn resultaat wensen dan zijn er nog drie andere manieren om toe te passen.
Kort en bondig
Een eerste methode om de langspreker in te tomen is om het voorstel te doen bij het begin van de vergadering om kort en bondig te spreken en te antwoorden.
In de regel zal niemand daar bezwaar tegen hebben. Maar tussen afspraak en uitvoer bestaat vaak een grote kloof.
Je kunt dus altijd terugverwijzen naar deze afspraak van het begin van de vergadering mocht zijn langspreker weer optreden.
Roulerend technisch voorzitter
Wat ook kan werken is om de rol van voorzitter te laten rouleren over de diverse bestuursleden door te werken met de rol van technisch voorzitter, dat wil zeggen de rol van voorzitter van het gesprek, de vergadering.
Om de beurt zit een bestuurslid de vergadering technisch voor. Dat wil zeggen o.a. op agenda-onderwerpen, spreektijd en heldere besluitvorming.
Twee voordelen van deze methode: als technisch voorzitter heb je meer mogelijkheden om de langspreker te sturen, dat is immers je rol.
Ten tweede zal de langspreker hopelijk doorkrijgen dat er ook een ander wijze van spreken en vergaderen met elkaar mogelijk is.
De ‘botte bijl’
Mochten de bovenstaande methoden niet werken. Soms is dat gewoon het geval, dan werken mijn genuanceerde methode niet. Dan stel ik voor dat je er gewoon met de 'botte bijl' ingaat. Blijkbaar is dat dan de methode die overblijft. Met klip-en-klare taal zeg je hoe het ervoor staat.
Schuw ook deze methode niet. En wees bereid hem te in zetten.
Balans
Ik gun iedereen wijsheid bij het vinden van de balans tussen 'meebewegen en bewondering' versus 'ergernis en de botte bijl’.
Succes met de langspreker !
verdere verdieping?
lees dan:
Hoe vergroot je de betrokkenheid van vrijwilligers?
Van DOE- en BELEIDS-bestuur?
Over de auteur: Frank Hoes geeft workshops, trainingen en inspiraties-sessies speciaal voor bestuurders, betrokken experts en professionals over ‘Krachtig Besturen en Bestuurlijke Vernieuwing’.