Merel is ruim een half jaar aan het werk voor de organisatie en is met haar kwaliteiten een toevoeging op het team. Caroline: 'We hebben ons best gedaan om iemand uit te kiezen die niet per se op ons lijkt, omdat we geloven dat een completer team zijn met meer verschil in huis.” Ze zijn enthousiast als expeditiebegeleiders aan de slag gegaan met organisaties in Dordrecht ‘overal zijn vrijwilligers nodig en het is tijd om hier op een vernieuwende manier iets aan te doen!’, aldus Merel, die net een jaar afgestudeerd is in Cultuur Management en In mei haar eerste expeditie heeft begeleid.’

Caroline: ‘Merel is bij ons gekomen via de meta-expeditie. Je leert elkaar daar goed kennen.

Tijdens het sollicitatiegesprek was er een klik. Waar die klik door kwam? Door haar rustige uitstraling. Ze presenteerde zich georganiseerd, gestructureerde en ook creatief. Die combinatie zie je niet vaak. Tijdens de expeditie leer je ook te kijken naar je organisatiecultuur en leer je oog hebben voor juist datgene wat anders is dan jezelf en je eigen organisatiecultuur. Met de komst van Merel is het team compleet en hebben we in huis wat we nodig hebben om Dordrecht te helpen.

Merel: ‘We zijn meteen gaan toewerken naar een eerste expeditie. Deelnemers werven en nabellen. Al redelijk snel hadden we vijf organisaties bij elkaar.’

Hoe is het jullie zo snel gelukt?

Caroline: ’Tijdens de meta-expeditie waren we al begonnen met werven van Dordtse vrijwilligersorganisaties. Dit deden we door prikkelende, nieuwsgierig-makende teksten en grappige foto’s te verspreiden die echt de aandacht trekken. Daar kwamen al een paar belangstellenden uit voort. Tijdens de intakegesprekken haakten er ook weer een paar organisaties af omdat bleek dat de tijdsinvestering best fors is. Daarna hebben we gekozen voor een persoonlijke manier om kandidaten te werven: door heel gericht  organisaties uit ons netwerk persoonlijk te benaderen. We kozen daarbij voor organisaties waarvan we dachten dat zij goed aan zouden sluiten bij de expeditie.”

Merel: ‘En bij het nabellen vertellen we dat we op ontdekkingstocht gaan en nieuwe dingen uitproberen om vrijwilligers te werven. Dat spreekt organisaties aan.’

Caroline: ‘Een paar organisaties haakten af op de hoeveelheid tijd die een expeditie kost. Toch vinden we niet dat je op tijd moet inboeten. Het is geen georganiseerde busreis [lachend];  je moet wél zelf meedoen. Als je op expeditie gaat, committeer je je ook aan je reisgenoten. Op een ‘echte’ expeditie ben behoorlijk afhankelijk van elkaar. Je moet wel op elkaar kunnen rekenen’.

Merel: ‘Er zijn natuurlijk oplossingen. Je kunt met zijn tweeën of drieën meedoen zodat je de werkdruk verdeelt’.

Caroline: ‘Organisaties die vernieuwing al hoog in het vaandel hebben, blijken geïnteresseerd  in deelname aan een expeditie. Daar kwamen we achter’.

De gearriveerde veertiger

Caroline: ‘Tijdens de meta-expeditie hadden we al een doelgroep op het oog die in Dordrecht goed vrijwilliger zou kunnen worden: mensen die hun zaken op een rijtje hebben en zich niet druk hoeven te maken over hoe ze hun dagelijkse dag rondbreien. De gearriveerde veertiger zeg maar. Waar zij mee kampen is vaak toch een gebrek aan tijd. Als organisatie kun je hen tegemoet komen door vrijwilligerswerk in flexibele vorm aan te bieden.

Merel: ‘Daarom belden we specifiek naar organisaties die al met maatjes bezig zijn. Dat kun je makkelijk in flexibele vorm aanbieden’.

Hebben jullie tips voor de werving van organisaties? 

Deelnemers werven zelf

Merel: “De tweede expeditie loopt alweer een aantal weken. Maar tijdens de werving gingen de eerste deelnemers enthousiast zelf meehelpen werven van de overige deelnemers. Met een soort van slogan ‘Wij gaan op expeditie, gaan jullie mee?!?’ Dat is natuurlijk een hele goede manier om een expeditie team bij elkaar te krijgen”.

Wanhoop niet bij afhakers

Caroline: “Ook is het zo dat sommige deelnemers van de tweede expeditie al op intake voor de eerste expeditie waren geweest. Toen kwam het qua tijd niet uit voor ze. Maar nu wel. Dus een tip is: wanhoop niet bij afhakers. Ze komen misschien later wel. Als er meer ruimte en tijd in hun agenda is.”

Uitnodigende teksten

Caroline: “Tijd is overigens wel een issue voor veel organisaties hebben we gemerkt. Onze strategie is om in de tekst open en uitnodigend te zijn en weinig regels toe te voegen over wat wel en wat niet van je verwacht wordt. Pas bij de intake benadrukken we de benodigde tijdsinvestering. Dan ontvangen ze het beter, omdat ze beter in staat zijn te begrijpen wat het ze oplevert.”

Jullie zijn beiden opgeleid tot expeditiebegeleiders. Met welk vraagstuk zijn jullie de expeditie ingegaan?

Caroline: “ De vraag om nieuwe vrijwilligers was en is zo groot in Dordrecht. Bij wat voor organisatie we ook kwamen, overal hoorden we wel ‘Doe mij een blik vrijwilligers!’. Kennelijk is er ook behoefte om op een vernieuwende manier te werven. Want op de oude manier blijft het tekort aan vrijwilligers sowieso bestaan. Heel veel van de huidige wervingsteksten zijn nog erg gericht op ‘wat hebben wij nodig’. We zochten dus echt naar een nieuwe manier van werven.’

Merel: ‘We hebben ook het Jam Cultures- spel gespeeld. We hebben er gelijk een vrijmibo van gemaakt. De tijd die we hadden bleek te kort. De vragen waren razend interessant en er ontstonden echt boeiende discussies’. Caroline: ‘In de welzijnssector ben je altijd zo bewust met anderen bezig. We dachten dat we heel direct waren. Maar in de praktijk valt dat reuze tegen. En blijkt dat je toch dingen voor je houdt en dat het aanspreken van anderen op gedrag of kleding heel moeilijk is.’

Was kleding een issue dan? 

Caroline [lachend] ‘Nou, kleding is over het algemeen totaal geen issue bij ons. Dat is wel het laatste waar wij op letten bij onze klanten, vrijwilligers of collega’s. Het is slechts een klein detailvoorbeeld van een vraag die bij het spelen van het spel voorbij kwam en waarover we gediscussieerd hebben. Spreek je in zo’n geval iemand erop aan of niet.”

En toen begeleidden jullie je eerste expeditie

Merel: ‘Ja, we waren erg enthousiast en al behoorlijk ingewerkt op het onderwerp. We kregen terug dat het wel erg snel ging.’

Wat viel je op tijdens het leiden van de expeditie?

Caroline: ‘Dat organisaties best vast zaten in hun gedachtengoed. Je hebt zo’n bekend tegeltje in vrijwilligersland ‘vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar niet vrijblijvend’. Volgens ons is dat een wijsheid die niet meer helemaal van deze tijd is, gezien de vraag naar flexibel vrijwilligerswerk. Bij wijze van grapje hebben we gezegd dat je dat tegeltje eigenlijk denkbeeldig stuk moet slaan. We hebben gekeken naar hoe we dit anders kunnen formuleren, zodat de kern van wat je eigenlijk bedoelt overeind blijft - namelijk dat een maatje natuurlijk wel op je moet kunnen rekenen - zonder dat het afschrikt. Je zit niet vast aan een bepaalde dag en tijd, het is flexibel in te passen zodanig dat het ook past in het persoonlijk leven en tijdschema van de kandidaat vrijwilliger. En wij hadden daarom geadviseerd dat ze die stuk gingen slaan. Het was wennen voor hen, ze vonden het moeilijk om die gedachte los te laten.”

Merel: ‘We hadden een doelgroeponderzoek gedaan om nieuwe gezichten beter te leren kennen. Daar zijn de persona’s Mo en Saskia uit voortgekomen: veertigers die niet in de buurthuizen komen, maar wel thuis en in de stad komen. Zo konden de organisatie de boer op met ‘Heb jij een Mo en Saskia in je netwerk? Waar ben jij te vinden? Hoe zou je je willen inzetten? Ze gingen inspiratieverhalen ophalen. De opdracht was: interview mensen die voldoen aan het Mo en Saskia profiel. We merkten dat het niet gemakkelijk was voor mensen om zich open te stellen voor de ander, voor vrijwilligers die het werk wel willen doen, maar op een andere manier. De huidige vrijwilligers moeten ook begrijpen dat er straks een Saskia komt die het wel vrijblijvend wil doen en die meer flexibiliteit van de organisatie nodig heeft om vrijwilliger te kunnen worden. Daar moet wel ruimte voor gemaakt worden. En ook de huidige vrijwilligers zullen de omslag daar naar toe moeten maken; dat er niet alleen maar dezelfde soort mensen aan de slag gaan.’

Caroline: “Een gedragsverandering bij een organisatie is een proces. Als expeditiebegeleider moet je je dit heel erg realiseren. Anders ga je te snel en raak je teleurgesteld.  Ik bekeek het filmpje over Design Thinking nog eens. Bij een idee zit je nog op een roze wolk. En bij het maken van een prototype ook. Bij het testen en bij de feedback ronde, kom je soms in een ‘sjachie-zone’, want je kunt natuurlijk ook negatieve feedback krijgen en het is niet altijd leuk om weer terug naar de tekentafel te moeten, zeker niet als je onder tijdsdruk staat. Maar als het prototype daarna echt goed gaat werken en aanslaat bij je doelgroep, komt alles weer goed!

Merel: “Het inzicht is op verschillende niveaus: bij jezelf, bij de deelnemers en ook bij vrijwilligers”.

Hoe wordt de expeditie ontvangen in het Dordste?

Merel: ‘De reacties op de eerste waren positief. Het heeft ze inzichten opgeleverd. We hebben veel gehoord ‘Ook al haal ik niet direct nieuwe vrijwilligers binnen, dan nog heeft het me inspiratie opgeleverd.’ Je leert echt anders kijken en denken. Daardoor kom je van die standaard werving af. Wat ook aangekomen is, is het inzicht dat je beter met scherp kunt schieten in plaats van met hagel. Richt je in je communicatie op 1 doelgroep in plaats van dat je probeert ‘iedereen binnen te halen.
De olifant eet je in stukjes.
Caroline: “Hun einddoel was eerst ‘zoveel mogelijk vrijwilligers binnenhalen’. Dat hebben ze bijgesteld naar ‘aan het einde van de expeditie is de campagne klaar en kunnen we van start gaan om nieuwe gezichten te gaan werven. Ook tof is dat organisaties sàmen een campagne wilden doen. Dus de tendens was dat de plannen in begin allemaal heel groot waren. Toen gingen ze taken verdelen.’

Caroline: "Anderen invliegen is ook zeker een tip. Wij hebben een collega ingevlogen die over communicatie ging vertellen". Merel: "Als je voor het eerst een expeditie leidt en je moet dat helemaal alleen doen, dan is het best spannend om een expeditie te geven. Heerlijk samen de load te verdelen. In totaal waren we samen 130 uur kwijt’.

Is het 't waard?

Merel: ‘Ja ik denk het wel. We hebben nu een mooi aanbod liggen voor organisaties in Dordt. Het heeft veel tijd gekost. De investering betaalt zich nu uit.’.

Caroline: ‘Realiseer je wel, dat je vijf organisaties tegelijkertijd coacht. Als je ze los van elkaar gaat coachen ben je veel meer tijd kwijt. Of net zoveel. De meerwaarde is ook dat organisaties van elkaar leren en oppakken.’

Merel: ‘Onderling hebben ze nu nog steeds een netwerkje. Terwijl de expeditie is afgesloten.’

Caroline: ‘We hebben uiteindelijk de lokale TV gehaald [big smile] met onze vrijwilligers duidelijk in beeld! Er in de week na deze uitzending zijn gelijk al twee vrijwilligers geworven. En de campagne is nog maar net gestart!!’

- Door Chulah Berkowitz